有鑒於機密資料外洩事件頻傳,不少企業持續強化電子資料防護,卻忽略了紙本文件的安全管理,以致發生不肖員工直接將製程、客戶資料等機密文件列印攜出的狀況。針對此問題,可透過本模組控制用戶端的各種列印權限,且能自訂浮水印以提高文件的辨識度與安全性;此外,完整的列印日誌記錄和實際列印內容的備份,則有助了解列印使用狀況並有效稽核。

全面控制列印權限

管理員可透過限制印表機的類型(甚至僅能使用指定印表機)、限制開啟列印文件的應用程式等方式,有效控制員工的列印權限,同時避免特定類型資料被不當列印。

除了本機與共用印表機外,網路列印、以PDF檔案呈現的虛擬列印,也都在IST的支援之列,並可於用戶端違反列印策略之際即時鎖定,防止繼續操作,確保機密文件不外洩。


記錄實際列印內容

用戶端所有的列印操作都有日誌記錄,包括:印表機類型/名稱、列印時間、使用者、電腦、IP位址、文件標題、列印頁數、開啟的應用程式…,此外,也能啟用記錄列印內容的功能,將實際列印內容以JPG圖檔格式備份,避免不肖人員藉由更改檔名逃避監控。完整的資訊有助瞭解列印狀況,便於調整管理策略,且方便日後稽核查詢。

點選日誌立即查閱列印內容

管理員若有設定記錄列印內容,之後只要以滑鼠點選任一筆日誌,就能透過檢視器立即查閱實際列印內容,且為了方便應用,不但可執行放大、縮小、拖曳、翻頁檢視等操作,亦可將圖片另存為JPG格式檔案。


自訂列印浮水印

IST可支援的列印浮水印樣式包括:文字、圖片、點陣、QR Code等,管理員可設定加註電腦資訊,如列印時間、電腦名稱、使用者、IP位址及自定義訊息,且能根據應用程式、印表機類型、列印任務等條件,輸出不同的浮水印。在紙本列印文件上添加浮水印資訊,除了可提醒使用者妥善保管及處理列印文件,還能在文件外洩時,藉此追查資料來源。

節約列印資源

透過詳細的日誌記錄,除了可了解企業內部的實際列印狀況,還能進一步根據使用者、使用群組、電腦或印表機等,追蹤列印數量、內容,藉此分析列印成本是否合理。搭配權限控制,並限制不同用戶端使用特定印表機,則能避免使用者不當列印,同時有效分配公司的列印資源。