即時通訊管理

大部分的企業允許員工使用即時通訊軟體,原因不外乎方便、迅速,除了用於內部溝通,也藉此和合作廠商及客戶聯繫。然而讓企業溝通更有效率的即時通訊,卻也成為上班聊天、快速洩密的管道。既然禁不了,該如何管?本模組支援各種常用即時通訊軟體,如Line、Skype、WeChat、WhatsApp等,除了可記錄文字對話內容,也能限制檔案及圖片傳送功能,防止機密資料外洩。此外,透過外傳檔案備份機制,更進一步提供稽核佐證。

可記錄、可搜尋文字對話

本模組可記錄用戶端透過即時通訊軟體對話的時間、對象,以及文字對話內容,且記錄非常詳盡,包括:即時通訊名稱、使用者電腦及所屬群組、使用者及對方ID/暱稱、起訖時間、訊息內容……,甚至包含句數、字元數等統計,有助管理稽核,除了能藉此了解員工是否因任意聊天而影響工作,更可在發生資安事件時,作為追查責任的重要依據。

管理員可直接在IST控制台上檢視聊天內容,也能匯出另存為Excel或html檔案,方便日後查詢。

快速搜尋對話記錄

多元的搜尋方式,有助於快速找到關鍵對話內容,或特定人員的對話記錄,例如:可根據聊天雙方的ID或暱稱,查詢指定帳號的對話記錄及內容,亦可依關鍵字搜尋,且對話內容當中的關鍵字會有醒目標示,方便管理者快速鎖定。


完整記錄即時通訊文字對話內容、起訖時間、使用者ID/暱稱……等訊息。

控制檔案傳送功能

為了避免員工以即時通訊軟體傳送檔案或分享圖片等方式,洩漏企業重要資料,管理員可預設IM檔案傳送策略,針對特定的即時通訊軟體,限制其檔案及圖片傳送功能,例如可依檔名、檔案大小等條件來控制傳輸權限,一旦使用者違反檔案傳送策略,將立即啟動警報與警告機制,並可鎖定其電腦鍵盤/滑鼠,防止繼續操作。

同步備份外傳檔案

即使用戶端是在不違反即時通訊控制策略下合法傳送檔案,仍建議啟用同步備份機制,在檔案或相片、截圖等畫面外傳之前自動備份,管理員可將備份資料與文件操作日誌搭配運用,更有助查詢與稽核管理。


可控制即時通訊軟體的檔案傳送功能,以及圖片分享功能,無法以拖曳方式分享相片、影片等媒體資訊。